Wat zijn de totale eigendomskosten (TCO)?

Total Cost of Ownership (TCO) is een financiële schatting die rekening houdt met de directe en indirecte kosten die gepaard gaan met de aanschaf, implementatie en het onderhoud van een product of systeem gedurende de volledige levenscyclus.

Total cost of ownership (TCO) is een uitgebreide financiële beoordeling die de totale kosten onderzoekt die gepaard gaan met het verkrijgen, implementeren, bedienen en onderhouden van een product, service of systeem gedurende de gehele levensduur. Deze analyse gaat verder dan de initiële aankoopprijs en omvat zowel directe kosten, zoals aankoop, installatie en operationele kostenen indirecte kosten, zoals uitvaltijd, training, energieverbruik en ondersteuning.

Het doel van TCO is om een nauwkeuriger inzicht te bieden in de financiële impact op de lange termijn door alle gerelateerde uitgaven vast te leggen, wat bedrijven helpt om meer strategische en kosteneffectieve beslissingen te nemen. Door factoren als onderhoud, afschrijving, upgrades en potentiële risico's te overwegen, biedt TCO een volledig beeld van wat een bepaalde investering werkelijk inhoudt in de loop van de tijd, wat helpt bij het vergelijken van verschillende opties of benaderingen.

Hoe bereken je TCO?

Het berekenen van TCO omvat het optellen van alle kosten die gepaard gaan met het verkrijgen, bedienen, onderhouden en uiteindelijk afstoten van een asset of systeem gedurende de gehele levenscyclus. Zo berekent u TCO stap voor stap:

Bepaal de reikwijdte van de berekening. Definieer duidelijk het activum, systeem of de dienst waarvan u de TCO berekent. Stel de verwachte nuttige levensduur of het tijdsbestek voor analyse vast (bijv. 3 jaar, 5 jaar, etc.).
Identificeer de initiële (kapitaal)kosten. Neem de aankoopprijs of de kosten vooraf voor het verkrijgen van de activa (bijv. hardware, software, machines of voertuigen) op. Voeg kosten toe voor installatie, initiële configuratie, implementatie of aanpassing. Neem eventuele initiële licentiekosten voor software of ander intellectueel eigendom op.
Identificeer de bedrijfskosten. Bereken het energieverbruik gedurende de levensduur van het activum. Dit is met name belangrijk voor apparatuur die veel stroom verbruikt, zoals data center servers of machines. Houd rekening met materialen die nodig zijn om het systeem te laten draaien, zoals brandstof, inkt of andere bronnen. Neem routineonderhoud, ondersteuningscontracten, reparaties en upgrades in de loop van de tijd mee. Houd rekening met de kosten van het opleiden van werknemers of het inhuren van specialisten om de activa te bedienen of onderhouden.
Houd rekening met indirecte kosten. Schat potentiële kosten in als gevolg van systeemuitval of productiviteitsverlies. Dit kan bestaan uit omzetverlies, verminderde efficiëntie of boetes voor vertragingen. Tel de kosten op die gepaard gaan met het trainen van personeel om de activa te gebruiken of onderhouden. Neem alle extra kosten op om te voldoen aan wettelijke, beveiligings- of nalevingsvereisten.
Maak een schatting van de kosten aan het einde van de levensduur. Bereken de kosten voor het verwijderen, afvoeren of recyclen van het activum zodra het het einde van zijn levensduur bereikt. Trek eventuele wederverkoopwaarde of inruilwaarde van het activum af aan het einde van zijn levensduur.
Tel alle kosten bij elkaar op. Zodra alle relevante kosten zijn geïdentificeerd en berekend, telt u ze bij elkaar op om de totale eigendomskosten te bepalen.

Factoren die de TCO beïnvloeden

Verschillende factoren beïnvloeden de TCO in verschillende industrieën en toepassingen. Inzicht in deze factoren helpt bij het nemen van nauwkeurigere en weloverwogen investeringsbeslissingen. Hier zijn de belangrijkste factoren die de TCO beïnvloeden:

Initiële aankoopprijs. De initiële kosten van het aanschaffen van een asset, zoals hardware, software, machines of voertuigen, is het meest voor de hand liggende onderdeel van TCO. Het is echter slechts een deel van de totale kostenvergelijking. Lagere initiële kosten lijken misschien aantrekkelijk, maar kunnen leiden tot hogere uitgaven op de lange termijn.
Installatie- en instelkosten. Na aankoop vereisen veel systemen extra investeringen om operationeel te worden, zoals installatie, configuratie, integratie met bestaande systemen of infrastructuurupgrades. Dit kan variëren afhankelijk van de complexiteit van het product en de vereiste vaardigheden.
Operationele kosten. Dit zijn doorlopende kosten die nodig zijn om het activum te laten werken, inclusief energieverbruik, materialen, verbruiksartikelen en andere middelen die nodig zijn voor de dagelijkse werking. Bijvoorbeeld, data centers en IT-apparatuur brengen hoge energiekosten met zich mee, terwijl machines in de productie verbruiksartikelen nodig kunnen hebben.
Onderhoud en ondersteuning. Regelmatig onderhoud, reparaties en ondersteuning zijn cruciaal om activa operationeel en efficiënt te houden. Dit omvat preventief onderhoud, reparaties door slijtage, technische ondersteuning en software-updates of patches. Onderhoudscontracten of garanties kunnen deze kosten beïnvloeden.
Stilstand en betrouwbaarheid. De betrouwbaarheid van een systeem heeft een aanzienlijke impact op de TCO. Frequente storingen of systeemuitvaltijden resulteren in productiviteitsverlies, operationele inefficiënties en potentieel omzetverlies. Hoe betrouwbaarder een systeem, hoe lager deze indirecte kosten zullen zijn.
Opleidings- en personeelskosten. Nieuwe activa vereisen vaak personeelstraining voor correct gebruik of onderhoud. Dit omvat tijd en middelen die worden besteed aan trainingsprogramma's voor werknemers, certificeringen of het inhuren van specialisten. Als de activa zeer bekwaam personeel nodig hebben om het te beheren, kunnen de doorlopende arbeidskosten ook een belangrijke factor zijn.
Upgrades en schaalbaarheid. Na verloop van tijd kunnen systemen upgrades of uitbreidingen nodig hebben om te voldoen aan de groeiende vraag of om gelijke tred te houden met technologische vooruitgang. Deze upgrades kunnen software-updates, extra hardware of hogere licentiekosten omvatten. Schaalbaarheid Kosten hebben ook invloed op de TCO, vooral in IT-omgevingen waar de capaciteit in de loop van de tijd kan groeien.
Energie-efficiëntieEnergieverbruik speelt een belangrijke rol in de TCO, vooral voor activa zoals servers, data centers, voertuigen of productieapparatuur. Energiezuinige producten hebben vaak hogere initiële kosten, maar lagere operationele kosten op de lange termijn. Omgekeerd kunnen minder efficiënte systemen de energierekening en koelkosten opdrijven.
Afschrijving en wederverkoopwaarde. Activa verliezen waarde in de loop van de tijd en deze afschrijving heeft invloed op hun kosten op de lange termijn. Sommige activa behouden echter meer waarde dan andere en kunnen worden doorverkocht, waardoor de oorspronkelijke aankoopprijs wordt gecompenseerd. Producten met sterke wederverkoopmarkten zullen lagere TCO's hebben vanwege hun hogere restwaarde.
Nalevings- en regelgevingskosten. Afhankelijk van de branche moeten activa mogelijk voldoen aan specifieke wettelijke of nalevingsvereisten, wat extra certificeringen, audits of upgrades kan inhouden. Het niet naleven van de regelgeving kan leiden tot boetes, wat ook bijdraagt aan de TCO.
Buitenbedrijfstelling en verwijdering. Aan het einde van de levenscyclus van een asset moet deze mogelijk veilig worden ontmanteld, gerecycled of afgevoerd. Ontmantelingskosten omvatten arbeid, juridische kosten, transport of milieuvereisten, met name in sectoren zoals IT of productie waar afvalverwerking wordt gereguleerd.
Maatwerk en integratie. Het aanpassen van een systeem om te voldoen aan specifieke zakelijke behoeften of het integreren ervan met bestaande infrastructuur kan aanzienlijke kosten met zich meebrengen. Deze aanpassingen kunnen nodig zijn voor een soepele werking, maar kunnen resulteren in complexer onderhoud en hogere ondersteuningskosten.

Welke sectoren gebruiken Total Cost of Ownership?

Total cost of ownership wordt veel gebruikt in verschillende branches om de lange termijn kosten te beoordelen die samenhangen met producten, diensten of systemen. Enkele van de belangrijkste branches die TCO vaak gebruiken zijn:

Manufacturing. In de productie wordt TCO toegepast om de kosten van machines, apparatuur en productiesystemen te beoordelen, inclusief onderhoud, downtime en operationele kosten. Het helpt fabrikanten om systemen te kiezen met de beste waarde gedurende hun levenscyclus.
Informatietechnologie (IT)IT-afdelingen gebruiken TCO om te evalueren hardware, software, cloud diensten en netwerk infrastructuurDit omvat de kosten van aanschaf, licenties, implementatie, ondersteuning, upgrades en energieverbruik, waardoor bedrijven de meest kosteneffectieve technologische oplossingen kunnen selecteren.
Transport en logistiek. In transport wordt TCO gebruikt om de totale kosten van voertuigen, vloten en logistieke systemen te bepalen. Dit omvat aankoopprijzen, brandstofverbruik, onderhoud, verzekering en afschrijving, wat inzicht geeft in welke voertuigen of systemen de beste waarde op lange termijn bieden.
Bouw. TCO wordt in de bouw toegepast om de levenscycluskosten van gebouwen, apparatuur en infrastructuur te beoordelen. Dit omvat de initiële bouwkosten, onderhoud, energie-efficiëntie en potentiële renovatie- of sloopkosten, wat helpt bij de planning en budgettering van projecten op de lange termijn.
Energie en nutsvoorzieningen. TCO helpt energie- en nutsbedrijven bij het analyseren van de langetermijnkosten van elektriciteitscentrales, hernieuwbare energiesystemen en andere kritieke infrastructuur. Dit omvat voorafgaande kapitaalinvesteringen, operationele kosten, energie-efficiëntie en doorlopend onderhoud.
Gezondheidszorg. In de gezondheidszorg wordt TCO gebruikt om de kosteneffectiviteit van medische apparatuur, apparaten en IT-systemen te evalueren. Ziekenhuizen en klinieken beoordelen zowel de initiële aankoopkosten als de doorlopende operationele kosten, zoals onderhoud, training en naleving.
Kleinhandel. Retailers gebruiken TCO om winkelinfrastructuur, kassasystemen en logistieke operaties te evalueren. Dit helpt hen voorraadbeheer, klantenservicetechnologieën en winkelonderhoud te optimaliseren.
Automobiel. In de automobielindustrie wordt TCO gebruikt om de volledige kosten van het bezitten van een voertuig te berekenen, inclusief aankoop, brandstof, onderhoud, verzekering en afschrijving. Consumenten en wagenparkbeheerders vertrouwen op TCO om de meest kostenefficiënte voertuigen te bepalen.

Voorbeeld van totale eigendomskosten

Een voorbeeld van de totale eigendomskosten is te zien in de aankoop van een bedrijfs-IT server voor een bedrijf. Zo wordt de TCO in dit scenario geëvalueerd:

Aankoopprijs. De initiële kosten van de server kan $ 20,000 zijn. Dit zijn de initiële kosten voor de aanschaf van de hardware.
Installatie kosten. Extra kosten voor het installeren van de server, inclusief het opzetten van het netwerk, software en mediaopslag, zou nog eens $ 5,000 kunnen toevoegen.
Operatie kosten. Over de serverDe levensduur van 5 jaar is de server vereist voortdurende elektriciteit, koeling en onderhoud. Stel dat elektriciteit en koeling $ 2,000 per jaar kosten en onderhoudscontracten $ 1,000 per jaar. Over 5 jaar zouden deze operationele kosten in totaal $ 15,000 bedragen.
Ondersteuning en upgrades. Software-upgrades en technische ondersteuning kunnen jaarlijks $ 2,500 extra kosten. Over 5 jaar is dit $ 12,500.
Stilstand en productiviteitsverlies. Indien de server downtime ervaart vanwege onderhoud of technische problemen, kan dit leiden tot productiviteitsverlies. Stel bijvoorbeeld dat downtime $ 3,000 kost over de serverlevensduur van de computer als gevolg van onderbrekingen in de workflow.
Ontmanteling. Aan het einde van zijn levenscyclus is de server moeten worden ontmanteld en op de juiste manier worden afgevoerd, wat kosten van $ 1,500 met zich mee kan brengen.

TCO-berekening

Initiële aankoopprijs: $ 20,000
Installatiekosten: $ 5,000
Bedrijfskosten (elektriciteit, koeling, onderhoud): $ 15,000
Ondersteuning en upgrades: $ 12,500
Downtime/productiviteitsverlies: $ 3,000
Ontmanteling: $ 1,500

Totale eigendomskosten (TCO) = $20,000 + $5,000 + $15,000 + $12,500 + $3,000 + $1,500 = $57,000