Wat is informatielevenscyclusbeheer (ILM)?

Information Lifecycle Management (ILM) is een alomvattende benadering voor het beheren van de gegevens van een organisatie gedurende de gehele levenscyclus, van creatie tot verwijdering.

Wat is informatielevenscyclusbeheer?

Informatielevenscyclusbeheer (ILM) is een strategisch raamwerk dat de processen, het beleid en de technologieën omvat die worden gebruikt om gegevens te beheren vanaf de initiële creatie tot en met de uiteindelijke verwijdering ervan. Deze aanpak zorgt ervoor dat gegevens gedurende de hele levenscyclus efficiënt en veilig worden verwerkt, waardoor de problemen worden aangepakt mediaopslag, toegang en beheerbehoeften in elke fase.

ILM heeft tot doel de kosteneffectiviteit van gegevensbeheer terwijl de naleving van de wettelijke vereisten wordt gewaarborgd en de integriteit en beschikbaarheid van de informatie wordt gehandhaafd. Het omvat het categoriseren van gegevens op basis van hun waarde en gebruikspatronen, het toepassen van geschikte opslagoplossingen en het implementeren van toegangscontroles en retentiebeleid.

Door gegevens op deze systematische manier te beheren, kunnen organisaties de risico’s verminderen, de operationele efficiëntie verbeteren en meer waarde uit hun informatiemiddelen halen.

Informatielevenscyclusbeheer versus gegevenslevenscyclusbeheer

ILM is een alomvattende aanpak die niet alleen het beheer van gegevens omvat, maar ook het bijbehorende beheer metadata, documenten en inhoud, met de nadruk op beleid, bestuuren compliance gedurende de gehele levenscyclus van informatie.

DLM richt zich daarentegen specifiek op de stadia waar gegevens doorheen gaan, van creatie en opslag tot gebruik, archivering en verwijdering, waarbij vooral de nadruk ligt op het optimaliseren van opslagoplossingen en het behouden van de gegevenskwaliteit.

Hoewel ILM een breder scala aan informatiebeheeractiviteiten en -beheer omvat, is DLM nauwer geconcentreerd op de praktische aspecten van het efficiënt en effectief beheren van gegevensmiddelen.

Hoe werkt informatielevenscyclusbeheer?

Informatielevenscyclusbeheer omvat een reeks stappen die ervoor zorgen dat gegevens gedurende de hele levenscyclus effectief worden beheerd. Dit zijn de belangrijkste stappen:

1. Het creëren en vastleggen van gegevens. Het proces begint met het creëren of verwerven van gegevens. Dit omvat het genereren van nieuwe gegevens uit bedrijfsactiviteiten, het vastleggen van gegevens uit externe bronnen of het importeren van gegevens uit andere systemen.
2. Classificatie en categorisering. Gegevens worden geclassificeerd op basis van het type, de waarde en het gebruik ervan. Deze stap omvat het toewijzen van metadata en het bepalen van de juiste verwerkingsprocedures voor verschillende categorieën gegevens.
3. Opslag en archivering. Gegevens worden opgeslagen in geschikte opslagsystemen op basis van hun classificatie. Veelgebruikte gegevens kunnen worden opgeslagen op krachtige systemen, terwijl minder kritische gegevens kunnen worden gearchiveerd op kosteneffectieve opslagoplossingen.
4. Toegang en gebruik. Beleid en controles worden geïmplementeerd om te beheren wie toegang heeft tot de gegevens en hoe deze kunnen worden gebruikt. Deze stap zorgt ervoor dat gegevens beschikbaar zijn voor geautoriseerde gebruikers en beschermt ze tegen ongeautoriseerde toegang.
5. Onderhoud en bescherming. Bij doorlopend onderhoud zijn gegevens betrokken backups, updates en zorgen data-integriteit. Beschermingsmaatregelen omvatten het implementeren van beveiligingsprotocollen om gegevens te beschermen tegen bedreigingen zoals cyberaanvallen en datalekken.
6. Retentie en naleving. Gegevens worden gedurende specifieke perioden bewaard op basis van wettelijke vereisten, zakelijke behoeften en organisatiebeleid. De naleving van wettelijke en industriële normen wordt gecontroleerd en afgedwongen.
7. Archivering en verwijdering. Gegevens die niet langer nodig zijn, worden verplaatst naar archiefopslag voor de lange termijn of veilig verwijderd. Bij verwijdering gaat het om het verwijderen of vernietigen van gegevens om ervoor te zorgen dat deze niet meer kunnen worden hersteld, met inachtneming van de regelgeving inzake gegevensbescherming.
8. Monitoring en rapportage. Continue monitoring van datagebruik, prestaties en naleving van ILM-beleid is essentieel. Rapportage biedt inzicht in de effectiviteit van gegevensbeheer en helpt bij audit- en besluitvormingsprocessen.

Functies voor informatielevenscyclusbeheer

Informatielevenscyclusbeheer wordt gekenmerkt door verschillende belangrijke kenmerken die ervoor zorgen dat gegevens gedurende de gehele levenscyclus efficiënt, veilig en in overeenstemming met de relevante regelgeving worden beheerd. Dit zijn de belangrijkste kenmerken:

• Uitgebreid gegevensbeheer. ILM omvat alle stadia van gegevensverwerking, van creatie tot verwijdering. Deze holistische aanpak zorgt ervoor dat gegevens consistent worden beheerd in de hele organisatie.
• Beleidsgedreven. ILM wordt geleid door beleid dat dicteert hoe gegevens moeten worden verwerkt in elke fase van de levenscyclus ervan. Dit beleid zorgt voor consistentie, naleving en afstemming met bedrijfsdoelstellingen.
• Classificatie en categorisering. Effectieve ILM omvat het classificeren en categoriseren van gegevens op basis van de waarde, gevoeligheid en gebruikspatronen ervan. Deze classificatie helpt bij het toepassen van de juiste beheerstrategieën voor verschillende soorten gegevens.
• Geautomatiseerde processen. Automatisering is een cruciaal kenmerk van ILM, waardoor de handmatige inspanning die nodig is om gegevens te beheren, wordt verminderd. Geautomatiseerde workflows voeren taken uit zoals gegevensmigratie, archivering en verwijdering, waardoor de efficiëntie wordt gewaarborgd en het risico op menselijke fouten wordt verminderd.
• Schaalbaarheid. ILM-systemen zijn ontworpen om mee te groeien met de groei van de organisatie. Naarmate de datavolumes toenemen, kunnen ILM-oplossingen tegemoetkomen aan de groeiende databehoeften zonder de prestaties of beheerbaarheid in gevaar te brengen.
• Beveiliging en naleving. ILM legt er sterk de nadruk op data security en naleving van de regelgeving. Het omvat het implementeren van robuuste beveiligingsmaatregelen om gegevens tegen inbreuken te beschermen en ervoor te zorgen dat de gegevensverwerkingspraktijken voldoen aan de wettelijke en industriële normen.
• Kost efficiëntie. Door het optimaliseren van gegevensopslag en -beheerpraktijken helpt ILM organisaties de kosten te verlagen. Het gaat om het gebruik van kosteneffectieve opslagoplossingen voor minder kritische gegevens en het garanderen van een efficiënt gebruik van bronnen.
• Gegevensintegriteit en beschikbaarheid. Het waarborgen van de integriteit en beschikbaarheid van gegevens is een kernkenmerk van ILM. Dit omvat regelmatige gegevensvalidatie, backups, en het implementeren van failover-mechanismen om ervoor te zorgen dat gegevens altijd toegankelijk en betrouwbaar zijn.
• Volgen en rapporteren van de levenscyclus. ILM omvat mechanismen voor het volgen van gegevens gedurende de hele levenscyclus en het genereren van rapporten over gegevensbeheeractiviteiten. Deze tracking biedt inzicht in datagebruik, prestaties en compliance, wat helpt bij besluitvorming en audits.

Voordelen van informatielevenscyclusbeheer

Informatielevenscyclusbeheer biedt een gestructureerde aanpak voor het beheer van gegevens gedurende de gehele levenscyclus, wat organisaties tal van voordelen biedt. Dit zijn de belangrijkste voordelen:

• Kost efficiëntie. Door gegevens te categoriseren en op te slaan op basis van hun waarde en gebruik, helpt ILM de opslagkosten te verlagen. Veelgebruikte gegevens kunnen op krachtige systemen worden bewaard, terwijl minder kritische gegevens naar kosteneffectievere opslagoplossingen worden verplaatst.
• Verbeterde datakwaliteit. Regelmatig onderhoud en validatie van gegevens zorgen voor de nauwkeurigheid, volledigheid en betrouwbaarheid ervan, wat leidt tot betere besluitvorming en operationele efficiëntie.
• Verbeterde beveiliging en naleving. ILM implementeert strenge toegangscontroles en beveiligingsmaatregelen om gevoelige gegevens te beschermen. Het garandeert ook de naleving van wettelijke vereisten en industrienormen, waardoor het risico op juridische en financiële boetes wordt verminderd.
• Geoptimaliseerd opslaggebruik. Door gegevens efficiënt te beheren, van creatie tot verwijdering, optimaliseert ILM het gebruik van opslagbronnen. Het voorkomt overmatig gebruik van dure opslag en maximaliseert de efficiëntie van investeringen in dataopslag.
• Betere toegankelijkheid en beschikbaarheid van gegevens. Een goede gegevenscategorisatie en -beheer zorgen ervoor dat gegevens indien nodig gemakkelijk toegankelijk zijn voor geautoriseerde gebruikers.
• Risicobeperking. Het implementeren van ILM verkleint het risico op Data Loss, inbreuken en corruptie. Normaal backups en veilige verwijderingsmethoden waarborgen de integriteit en vertrouwelijkheid van gegevens.
• Verbeterde zakelijke flexibiliteit. Met een goed georganiseerd datamanagementsysteem kunnen organisaties zich snel aanpassen aan veranderingen, zoals nieuwe wettelijke vereisten of bedrijfsprocessen.
• Duurzaamheid van het milieu. Efficiënt gegevensbeheer vermindert de behoefte aan een overmatige fysieke opslaginfrastructuur, wat leidt tot een lager energieverbruik en een kleinere ecologische voetafdruk.